Nutzungsrechte und Datenschutz

Als Veranstalter des VideoDays Festivals und der VD Award Gala wird We are Era (Kalckreuthstr. 1-2, 10777 Berlin) Fotos, Videos und Tonaufnahmen anfertigen und auf unterschiedlichen Kanälen, Plattformen und Accounts veröffentlichen. Die folgenden Informationen stellen Ihnen die Nutzungs- und Urheberrechte gemäß dem Kunsturhebergesetz (KUG) dar.

Als Content-, Creator- und Medienunternehmen erstellen wir dabei regelmäßig während der Veranstaltung und an wechselnden Orten (überall, wo Sie dieses Icon sehen) Fotos, Videos, oder Tonaufnahmen, um den Verlauf der Veranstaltung, die Angebote und die Teilnehmenden sowohl intern als auch extern auf den von We are Era betriebenen Plattformen und Kanälen, inklusive auf Netzwerken Dritter (z.B. Instagram, TikTok) ganz und ggf. ausschnittsweise so vielfältig und abwechslungsreich darzustellen, wie sie war. Dabei achten wir stets darauf, dass die Aufnahmen niemanden verletzen, kränken oder anderweitig schlecht darstellen. Die insgesamt positive Außendarstellung der Veranstaltung, aber auch aller Teilnehmenden, ist das übergeordnete Interesse aller von uns erstellten Aufnahmen und Inhalte.

Posieren Sie für Aufnahmen alleine, mit anderen oder unseren Mitarbeitenden, oder halten Sie sich innerhalb der mit dem Foto-Icon gekennzeichneten Bereiche auf, nehmen Sie zur Kenntnis und erteilen We are Era die Erlaubnis hierzu. Sie räumen damit We are Era, sofern und soweit dies zulässig ist, alle Foto-, Film-, Ton-, und Videorechte an den erstellten Inhalten ein.

We are Era ist exklusiv berechtigt, die Aufnahmen selbst oder durch Dritte bearbeiten/umgestalten zu lassen sowie in veränderter und unveränderter Form, komplett oder in Ausschnitten, einzeln oder zusammen mit anderen Aufnahmen zu speichern und zeitlich, örtlich und uneingeschränkt zu vervielfältigen, zu veröffentlichen oder zu verbreiten. Dies schließt jegliche Foto-, Print- oder digitale Form mit ein. Eine Verpflichtung zur Verwertung der Aufnahmen ist nicht gegeben.

Die vorstehenden Rechte gelten zeitlich und sachlich unbeschränkt. Sie können sich jedoch jederzeit durch eine Nachricht an We are Era wenden, und We are Era wird nach einer Prüfung der Machbarkeit auf den von We are Era oder Dritten betriebenen Plattformen eingestelltes Material löschen bzw. die Löschung veranlassen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass eine solche Löschung bzw. Löschveranlassung nicht notwendigerweise alle vorhandenen Versionen, Kopien oder ähnliches der vorhandenen Inhalte vernichtet, die ohne Wissen oder Einfluss von We are Era, bspw. durch Herunterladen, von Dritten angefertigt wurden.

Es bestehen keine Honoraransprüche aufgrund dieser Aufnahmen und deren Nutzung.

Datenschutzhinweise (Informationen nach Art. 13 ff. DS-GVO)

Die folgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Erstellung und weiterführende Verarbeitung Ihrer Foto-, Film-, Ton-, und Videoaufnahmen (im Folgenden „Aufnahmen“) im Zusammenhang mit dem VideoDays Festival und der VD Award Gala 2025 nach den Vorgaben der EU Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“). Hinsichtlich der Verbreitung und/oder Veröffentlichung Ihrer Aufnahmen kann ergänzend das Kunsturhebergesetz („KUG“) gelten.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Erstellung und weiterführende Verarbeitung Ihrer Aufnahmen ist We are Era (Kalckreuthstr. 1-2, 10777 Berlin, nachfolgend „wir“ oder „uns“ genannt). Gemäß Ihrem Einverständnis und der Rechteeinräumung können die Verbreitung und/oder Veröffentlichung Ihrer Aufnahmen auch durch mit uns verbundene Unternehmen (z.B. Arvato Systems) im Sinne der §§ 15 ff. AktG verantwortet werden. Sofern und soweit die DSGVO auf die Verarbeitung Ihrer Aufnahmen Anwendung findet, gelten die folgenden Datenschutzhinweise auch für die verbundenen Unternehmen.

Den Datenschutzbeauftragten von We are Era können Sie unter der o.g. Postadresse mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@weareera.com erreichen.

2. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Gegenstand der Verarbeitung können Foto-, Film-, Ton-, und Videoaufnahmen sein, je nachdem, an welchen Teilen der Veranstaltung Sie teilnehmen. Dabei werden automatisch auch Metadaten, wie z.B. Ort und Zeit der Aufnahme und Standorte, gespeichert. Auch können die Aufnahmen unter Angabe Ihres Namens erstellt und verwendet werden.

3. Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?

Die Erstellung der Aufnahmen erfolgt regelmäßig während der Veranstaltung und an wechselnden Orten überall, wo es durch das entsprechende Icon ausgezeichnet ist. Zweck der Aufnahmen ist eine möglichst umfassende Darstellung der Veranstaltung, der Teilnehmenden und der vielfältigen Angebote, Formate und Einzel-Events. Die Aufnahmen werden sowohl intern als auch extern auf den von We are Era betriebenen Plattformen und Kanälen, inklusive auf Netzwerken Dritter (z.B. Instagram, TikTok), ganz und ggf. ausschnittsweise veröffentlicht.

Rechtsgrundlagen für die Erstellung und Speicherung der Aufnahmen ist das berechtigte Interesse von We are Era, die von uns ausgerichtete Veranstaltung zu dokumentieren, zu bewerben und in der Öffentlichkeit darzustellen. Hierzu findet Art. 6 (1) f DSGVO entsprechende Anwendung. Ggf. finden andere Datenverarbeitungen auf weiteren Rechtsgrundlagen statt, z.B. wenn im Rahmen eines Vortrags oder Events ein gesonderter Vertrag geschlossen wird (Art 6 (1) b DSGVO).

Die Rechtsgrundlage für die Verbreitung und/oder Veröffentlichung Ihrer Aufnahmen ist Ihr Einverständnis nach § 22 KUG bzw. die Ausnahme gem. § 23 Abs. 1 Nr. 2 und 3 KUG. Mit Erteilung ist Ihr Einverständnis und die Rechteinräumung grundsätzlich bindend und unwiderruflich. Ein Widerruf im Sinne einer Unterlassung für spätere Verbreitungen und/oder Veröffentlichungen ist ausnahmsweise möglich, wenn Sie in Ihrem Persönlichkeitsrecht verletzt und die Interessen von We are Era an der Verbreitung und/oder Veröffentlichung als nachrangig einzustufen sind.

4. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Erstellung und weitere Verarbeitung Ihrer Aufnahmen sind weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Es besteht für niemanden die Pflicht, an entsprechenden Aufnahmen mitzuwirken und seine/ihre Aufnahmen in dieser Form verarbeiten zu lassen. Eine Ablehnung hat keine Nachteile für Sie und/oder Ihre Teilnahme am VideoDays Festival und der VD Award Gala.

5. Wer bekommt meine Daten?

Ein gemäß § 22 KUG erteiltes Einverständnis bzw. gem. § 23 Abs. 1 KUG angefertigte Aufnahmen hat grundsätzlich eine Verbreitung bzw. Veröffentlichung zum Ziel. Die Empfänger einer Veröffentlichung sind entsprechende Nutzer der Webseiten, Kanäle und Dienste Dritter, wo eine Verbreitung bzw. Veröffentlichung stattfindet. Aufgrund der weltweiten Erreichbarkeit dieser Dienste kann durch We are Era nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten von Ihnen auch in Länder außerhalb der EU übermittelt bzw. von dort abgerufen werden.

Namentlich zu bezeichnende Empfänger sind in jedem Fall die Anbieter dieser Dienste, sofern und soweit diese im Einzelfall genutzt werden: TikTok, YouTube, Instagram. Deren Kontaktdaten sowie aktuelle Informationen, wie Daten von diesen behandelt werden, können online abgerufen oder unter der unter Ziffer 1 genannten Kontaktadresse erfragt werden.

Des Weiteren setzen wir für die Verarbeitung, unter anderem für die Erstellung und Speicherung Ihrer Aufnahmen, Dienstleister ein (sogenannte „Auftragsverarbeiter“). Diese sind für diese Verarbeitung Ihrer Daten mittels vertraglichen Weisungsrechts an uns gebunden. Soweit diese Dienstleister Aufnahmen außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, kann dies dazu führen, dass Ihre Aufnahmen in ein Land übermittelt werden, welches nicht den gleichen Datenschutzstandard wie die Europäische Union gewährleistet. In diesem Fall stellen wir sicher, dass die Dienstleister vertraglich oder auf andere Weise ein gleichwertiges Datenschutzniveau garantieren. Sie können über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten eine Kopie dieser Garantien anfordern.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Im Geltungsbereich des erteilten Einverständnisses nach § 22 KUG bzw. auf Basis der Ausnahmen gem. § 23 Abs. 1 KUG und den hier enthaltenen Datenschutzhinweisen können wir Ihre Aufnahmen grundsätzlich auf unbestimmte Zeit speichern. Die von Ihnen auf Grundlage weiterer Rechtsgrundlagen verarbeiteten Daten werden so lange gespeichert, bis ihr Zweck erfüllt wurde oder Sie nach Maßgabe des Art. 21 (1) DSGVO erfolgreich Widerspruch gegen die Speicherung erhoben haben.

7. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Art. 17 bzw. 18 DSGVO zu verlangen.

Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Darüber hinaus haben Sie gemäß Art. 21 (1) DSGVO das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit künftiger Wirkung zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an datenschutz@weareera.com senden.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder allgemein Fragen zum Schutz Ihrer Daten beim Verantwortlichen haben, können Sie sich jederzeit an den in Ziffer 1 genannten Kontakt wenden.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen.

Stand der Datenschutzhinweise: Oktober 2025